Les lois du travail.

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Écrit par Abdellah Graouch

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    Vous êtes fonctionnaire, le matin vous vous trouvez au travail et la première chose qui vous tracasse, c’est par quoi commencer ?! Chacun de nous a sa stratégie, sa méthode mais n’a pas une loi qui le guide dans sa besogne quotidienne. Des penseurs, des quatre coins du monde, ont donné une réponse à cette problématique qui parait anodine mais en vérité elle est d’une grande importance pour mener à bien son travail.

Pour améliorer le sens de l’organisation, ces penseurs ont eu recours à des stratégies ou bien ce qu’ils vont appeler des lois. En vérité ces dernières ne sont que des principes de la gestion du travail. Des principes / lois qui diffèrent d’un penseur à un autre, chacun à sa vision et son point de vue.

 A mon avis, la première chose à attaquer dans cette démarche est la gestion de l’espace de son bureau. Le matin, un bureau propre, organisé et sans encombrement donne envie à travailler. Cà veut dire : il faut toujours nettoyer son bureau des dossiers éparpillés ici et là avant de quitter le poste; c’est ce qu’on appelle la « clean desk policy ».

    Toujours en relation avec cette question, un certain Douglas suggère de ranger son bureau selon la méthode japonaise des 5 S, avoir près de soi ce qui sert le plus et ranger son bureau et faire place nette avant de quitter son bureau le soir. Ce Monsieur pense que tant qu’on dispose  d’espace, tant qu’on s’en serve ; et çà, c’est une vérité ! Le désordre mène à l’anarchie. Ne nous a t- on pas apprit en archivistique qu’une pièce mal placée est une pièce perdue ? Et que le bon classement facilite l’accessibilité aux documents ? Ce qu’il faut retenir de tout ça, c’est qu’il faut trier, classer et classifier le mieux possible pour assurer l’ordre dans son travail.

    Après avoir mis de l’ordre dans son travail, il faut mettre les mains dans la patte. Et la fameuse question « Par quoi commencer » reparait ? Le plus souvent nous avons du mal à choisir entre commencer par les grands dossiers qui demandent plus de temps, plus d’énergie et plus de concentration et les petits dossiers qui ne demandent presque rien. Et comme d’habitude, notre instinct nous guide vers les choses faciles, qui donnent plaisir et demandent moins d’énergie. C’est ce qu’on appelle la loi du moindre effort.

     Henri Laborit, chirurgien et neurobiologiste français pense que «  le comportement humain nous incite à faire en premier ce qui nous fait plaisir ». Au travail nous avons tendance par instinct à « chercher la satisfaction immédiate » et à « fuir le stress » ; et qu’« Un cerveau ça sert d’abord  à fuir ou à lutter ». Cette fuite au quotidien, mêlée à cette peur de ce qui peut nous arriver, est bel et bien le stress. Pour cela, ce chercheur nous conseille d’attaquer en premier les grands dossiers, ceux qui nous déplaisent le plus ; et laisser, en dernier,  les actions qui nous procurent une satisfaction immédiate. L’idée principale alors est d’organiser sa journée en commençant par le plus difficile.

     L’organisation de la journée nous mène à mieux controller notre temps. On exige d’un fonctionnaire de bien faire son travail mais aussi dans le délai adéquat tout en prévenant les imprévus. Comme ça on ne laisse pas de place aux doutes. Et comme dit Murphy, s’il existe une infime possibilité que quelque chose tourne mal, cela arrivera. In English : « Anything that can go wrong, will go wrong ». Je pense que le prophète Mohamed l’a dit il y a quatorze siècles : « من خاف من شيء سلطه الله عليه ». Bref, la loi de Murphy donne lieu à l’application avant l’heure du principe de précaution pour éviter la possibilité d’erreurs et tendre vers le zéro défaut.

    Fraisse  va même jusqu’à discuter la subjectivité du temps. Ce psychologue français nous invite à prendre conscience de la subjectivité du temps. Ce Monsieur pense que « Le temps est subjectif : ce qui nous plaît passe vite, ce qui nous déplaît semble s’éterniser. ». Alors, il nous conseille de commencer par les tâches les plus importantes même si nous les trouvons moins plaisantes à effectuer.

      Paul Fraisse pense que notre tendance spontanée nous pousse à faire en premier lieu et plus longuement ce qui plaît le plus et non ce qui est le plus important. C'est-à-dire, La principale dimension psychologique du temps est liée à l’intérêt porté à l’activité en cours. Et  que plus une activité est subdivisée ou morne, plus elle paraît durer longtemps et plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève. Cela veut dire que nous avons naturellement tendance à passer plus de temps sur ce qui nous plaît et à le faire en priorité et pour remédier à ça, il faut évaluer subjectivement  le temps à nos paramètres objectifs.

     Toujours avec le temps, mais cette fois nous avons affaire à la loi d’un britannique. Cet inventeur pense que « Le temps s’étire à l’infini» et affirme que tout travail finit par occuper le temps qui lui est imparti. Cette loi fondamentale de l’organisation du travail dans l’administration s’appelle : la loi de Parkinson.

   Cet historien et essayiste britannique s’est servi de son expérience dans l’administration pour observer attentivement les fonctionnaires. Il déduit alors que le « travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement » et que finalement « c’est l’homme le plus occupé qui a le plus de temps libre ». Alors pour être efficace, il faut fixer des délais réalistes à son travail.

     Si la loi de Parkinson semble être au profit du Bosse, un autre penseur propose une loi qui est, en vérité du côté du fonctionnaire. Ivan Illich pense qu’ « au-delà d’un certain seuil, l’efficacité humaine décroît, voire devient négative ».C’est à dire cette loi nous dit qu’il faut faire des pauses au travail pour être plus productif et pour maintenir l’efficacité à la tâche,  rien ne sert de travailler plus. Pour cet écolo autrichien, au-delà de 45 minutes, on ne serait plus efficace, continuer de travailler ne servirait à rien. Mieux vaut alors faire une pause !

     L’économiste suédois Sune Carlson, semble avoir une autre loi, tout à fait contraire à celle de Parkinson. Pour ce Monsieur : « Un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». Ce qui signifie que les interruptions sont mauvaises pour la productivité. Il pense que ces dernières non seulement elles nuisent à l’efficacité du travail mais aussi  génèrent des erreurs. Qui a raison ? Illich ou Parkinson ? La réponse nécessite une recherche ! Mais ce qui est sûre pour Carlson c’est que la maximisation de l’efficacité dépend de la limitation des interruptions lors du travail. Et le morcellement du travail est aussi une source de stress non négligeable pour les fonctionnaires. Vrai ! Non ?

    Après avoir parlé de la gestion de l’espace du bureau et la gestion du temps, il est temps de parler de l’optimisation du temps et de ses attributions. La loi de Pareto ou principe de Pareto nous invite à distinguer en un coup d'œil l'important du secondaire. Cette théorie suggère que 20% des causes sont responsables de 80% des effets. C'est-à-dire que 80% des effets sont le produit de 20% des causes. Cela veut dire que 80% des résultats découlent de seulement 20% du travail. Le but est d’identifier facilement et rapidement les tâches sur lesquelles mettre le focus, puis identifier les tâches qui ne sont pas payantes pour finalement mettre moins de temps dessus et enfin optimiser les ressources et les attribuer au mieux.

      Pour clore, j’aimerais revenir à la méthode 5S japonaise. Cette stratégie vise à :

-  Améliorer l’environnement du travail par l’élimination de tout ce qui n’est pas nécessaire pour faire la différence entre l’indispensable et l’inutile.

-  Le bon rangement des choses pour le gain du temps et de la place.

-  Le nettoyage pour éliminer tout ce qui est inutile.

-  La standardisation et l’amélioration de la visibilité.

-  Et enfin, le développement d’une discipline collective.